Ferieplanen / Excel vs. Ferieplanen
Excel vs. Ferieplanen
En ærlig sammenligning. Vi fortæller dig også, hvornår Excel er godt nok.
Sidst opdateret
Det hurtige svar (tl;dr)
Excel fungerer fint til ferieplanlægning, hvis I er 1-3 personer. Når teamet vokser til 5+, mister du overblikket, risikerer dobbeltbookinger, og bruger timer på administration, som et dedikeret værktøj klarer på minutter.
Ferieplanen erstatter dit regneark med et fælles overblik, automatisk konfliktalarm og Ferieloven beregnet for dig.
Prøv gratis i 14 dageHvor Excel fungerer
Vi starter med det ærlige: Excel er ikke altid det forkerte valg.
Hvis du er 1-3 personer, kan du holde overblikket i hovedet. Der er sjældent konflikter, og et simpelt regneark med navne og uger giver dig det, du har brug for. Det er gratis (du har allerede Office), det er fleksibelt, og alle kender det.
Vores anbefaling: Er I under 5 personer og har ingen planer om at vokse? Bliv i Excel. Det er fint. Download vores gratis Excel-skabelon og kom i gang.
Problemet starter, når teamet vokser. Og det sker hurtigere, end de fleste tror.
Hvor det bryder sammen
Seks problemer, der dukker op, når teamet vokser til mere end 5 personer.
1. Versionskontrol
Sofie retter en ferieuge. Morten har arket åbent fra i går og gemmer sin version. Sofies ændring er væk. Medarbejderen tror, ferien er godkendt, men den står ikke i arket.
2. Ingen konfliktalarm
Du scanner rækkerne med øjnene. Med 15 navne og 52 uger er det nemt at overse, at to nøglepersoner begge har ferie i uge 30. Excel advarer dig ikke.
3. Intet godkendelsesflow
Ferieønsker kommer via email, SMS og gule sedler. Godkendelsen sker på gangen. Arket opdateres bagefter, hvis lederen husker det.
4. Ingen Ferieloven-logik
Excel kender ikke til 2,08 dage pr. måned, samtidighedsferie eller afholdelsesperioden på 16 måneder. Du regner selv, og fejl opdages først, når lønsystemet trækker for meget.
5. GDPR-risiko
Et Excel-ark med fraværskoder (F, S, O) flyder rundt via email og ligger på usikrede drev. Hele teamet kan se kollegers fravær. Det er et problem, hvis arket også registrerer sygdom.
6. Mobil? Glem det
Prøv at åbne et regneark med 15 navne og 365 kolonner på din telefon. Du scroller i alle retninger og kan ikke godkende noget uden en laptop.
Sammenligning
Kun funktioner vi har leveret. Ingen roadmap-løfter.
| Funktion | Excel | Ferieplanen |
|---|---|---|
| Pris | "Gratis" (men koster ledertimer) | 1.999-3.199 kr./år |
| Opsætning | Download skabelon, tilpas, indtast manuelt | Opret team, del invite-link, klar på 5 min |
| Ferielovs-motor | Ingen. Manuel hovedregning | Automatisk optjening, samtidighedsferie, FIFO |
| Overblik (heatmap) | Statisk gitter, svært på mobil | Delt heatmap, live status på alle enheder |
| Konfliktalarm | Manuel scanning med øjnene | Automatisk advarsel ved overlap |
| Godkendelsesflow | Email, SMS, gule sedler | Ønske, godkend/afvis, notifikation |
| Kalenderinvitation | Manuelt i Outlook | Automatisk .ics ved godkendelse |
| Adgangsstyring | Alle ser alt, eller filen er låst | 3 roller (ejer, leder, medlem) |
| GDPR | Ukontrollerede filkopier, ingen log | Data i EU, audit log, DPA inkluderet |
| Mobil | Ulæseligt gitter | Responsiv web-app |
Hvad Ferieplanen ikke kan klare: Vi har ingen lønintegration, ingen sygdomsregistrering og ingen 2-vejs kalendersync. Vi er et planlægningsværktøj, ikke et HR-system.
Tre scenarier fra hverdagen
Dobbeltbooking i uge 7
Søren og Mette vil begge på skiferie. Virksomheden kan kun undvære én sælger ad gangen.
I Excel
Chefen siger ja til begge, fordi Sørens ferie aldrig blev tastet ind. Mandag morgen i uge 7 er der ingen sælgere. Telefonerne ringer.
I Ferieplanen
Mette kan se i heatmappet, at Søren allerede har ferie. Anmoder hun alligevel, får chefen en konfliktalarm og kan tage stilling, inden det er for sent.
Forkert saldo
Kasper startede 1. november. I februar vil han holde en uges vinterferie, og til sommer vil han have 3 uger fri.
I Excel
Chefen regner forkert og siger ja til 3 ugers sommerferie. Kasper har ikke optjent nok. Lønsystemet trækker ham i løn, og tilliden er brudt.
I Ferieplanen
Systemet kender Kaspers startdato og beregner hans forventede saldo pr. ferieuge. Han kan selv se, at han kun har optjent til 2 uger i juli.
Administrativ flaskehals
Det er maj. Alle vil have sommerferie på plads. Morten drukner i drift og kundemøder.
I Excel
12 emails, 3 SMS'er, 2 gule sedler. Morten bruger sin søndag aften på at taste datoer ind. Medarbejderne venter dagevis på svar og kan ikke bestille flybilletter.
I Ferieplanen
Medarbejderne taster selv ønsker ind. Morten ser en samlet liste, klikker godkend på 10 anmodninger på 2 minutter, og systemet sender bekræftelse og kalenderinvites.
Hvad koster det egentlig?
"Vi har jo allerede Office" er det typiske argument. Men Excel koster mere, end du tror.
Excels skjulte pris (15 ansatte)
~35 timer/år
Håndtering af anmodninger, afstemning med lønsystem, årlig klargøring. Svarende til 17.500-28.000 kr. i ledertimer.
Ferieplanen
1.999-3.199 kr./år
Alt inkluderet. Ingen skjulte udgifter. 14 dages gratis prøveperiode.
Regnestykket: 15 ansatte x 6 ferieanmodninger x 14 min. pr. stk = 21 timer alene på anmodninger. Hertil kommer månedlig afstemning og årlig klargøring.
Typiske indvendinger
"Vi har altid brugt Excel, og det virker fint."
Det virker, indtil det fejler. En overset dobbeltbooking, der koster en kunde, er dyrere end et helt års abonnement. Du bruger heller ikke papir til din bogføring mere.
"Jeg vil ikke betale for endnu et abonnement."
Ferieplanen koster fra 1.999 kr./år. Det er ca. 167 kr./md., væsentligt mindre end en enkelt times lederarbejde. Hvis systemet sparer dig for bare 4 timer om året, er det tjent hjem.
"Mine medarbejdere gider ikke lære et nyt system."
Kan de bruge MobilePay? Så kan de bruge Ferieplanen. De klikker på de dage, de vil have fri, og trykker send. Login sker med trygt SSO eller engangskode, ingen nye kodeord.
"Excel er mere fleksibelt."
Fleksibilitet i Excel betyder, at du kan slette formler, overskrive data og bryde Ferielovens regler. Ferieplanen giver struktureret fleksibilitet: rammerne sikrer, at du ikke laver fejl, men du kan stadig tilpasse teams og godkendere.
Ofte stillede spørgsmål
Klar til at droppe regnearket?
Opret dit team på under 3 minutter. Del et invite-link med dine kolleger, og I har et fælles overblik over al ferie. Ingen kreditkort, ingen binding.