Handelsbetingelser for Teams

1. Generelt

1.1 Disse handelsbetingelser ("Betingelserne") gælder for enhver aftale om brug af softwaretjenesten Ferieplanen ("Tjenesten"), indgået mellem:

1.2 Tjenesten er et B2B-værktøj. Ved accept af disse betingelser bekræfter Kunden, at Tjenesten anvendes til erhvervsmæssige formål.

2. Ydelsen og Brugsret

2.1 Ferieplanen giver Kunden en ikke-eksklusiv, tidsbegrænset brugsret til at anvende Tjenesten til ferieplanlægning og fraværsoverblik for det antal brugere, abonnementet tillader (maks. 15 brugere pr. team, medmindre andet er aftalt).

2.2 Tjenesten leveres "som den er" (as-is). Ferieplanen tilstræber højest mulige driftstabilitet, men garanterer ikke, at Tjenesten er fejlfri eller uden nedetid.

3. Priser og Betaling

3.1 Abonnementet afregnes årligt og koster 2.499 DKK ekskl. moms pr. år pr. team. Prisen inkluderer drift, sikkerhedsopdateringer og automatisk backup.

3.2 Betaling sker forud for 12 måneder ad gangen via betalingskort (Stripe). Vi modtager ikke betaling via EAN eller bankoverførsel. Første betaling trækkes først efter udløb af den 14 dages gratis prøveperiode. Herefter fornyes abonnementet automatisk for en ny 12-måneders periode, medmindre abonnementet er opsagt inden periodens udløb.

3.3 Der er ingen binding ud over den allerede betalte periode. Ved opsigelse løber abonnementet perioden ud, hvorefter det ikke fornyes.

3.4 Manglende betaling (f.eks. ved udløbet betalingskort) medfører spærring af Team-funktionaliteterne (herunder godkendelse af ferie og kalender-synkronisering). Da Team-produktet fungerer som et overbygnings-lag, vil manglende betaling resultere i, at linket mellem virksomheden og de enkelte medarbejdere afbrydes. De enkelte brugeres feriekonti slettes ikke, da disse er personlige, men virksomheden mister overblikket. Ferieplanen forbeholder sig retten til at slette Team-specifikke data (opsætning, logs og API-nøgler) tidligst 30 dage efter manglende betaling. Data slettes normalt inden for 90 dage efter abonnementsophør.

4. Opsigelse

4.1 Kunden kan til enhver tid opsige abonnementet via kontoindstillingerne.

4.2 Opsigelsen træder i kraft ved udgangen af den indeværende betalingsperiode. Der ydes ikke refusion for allerede betalte perioder, uanset om Tjenesten benyttes eller ej.

5. Ansvarsbegrænsning

5.1 Vejledende planlægningsværktøj: Tjenesten er udelukkende udviklet til visuel koordinering og planlægning af ressourcer. Tjenesten er ikke et løn- eller tidsregistreringssystem. Selvom systemet viser feriesaldi, er disse tal udelukkende indikative og baseret på brugernes egne indtastninger. Det er til enhver tid Kundens eget HR-system (f.eks. SAP, Lessor, Danløn), der udgør det juridisk gældende grundlag for ferieafregning. Ferieplanen kan ikke holdes ansvarlig for uoverensstemmelser mellem Tjenestens visning og det faktiske lønregnskab.

5.2 Ferieplanen er ikke ansvarlig for direkte eller indirekte tab, herunder - men ikke begrænset til - driftstab, tabt fortjeneste, tab af data eller følgeskader, der måtte opstå som følge af brug af Tjenesten eller nedetid.

5.3 Ferieplanens samlede erstatningsansvar over for Kunden er i alle tilfælde maksimeret til det beløb, Kunden har betalt for Tjenesten i de seneste 3 måneder forud for den skadegørende hændelse.

6. Databehandling (DPA - Data Processing Addendum)

Da Ferieplanen behandler personoplysninger (navne, emails, feriedatoer) på vegne af Kunden, er der udarbejdet en separat Databehandleraftale jf. GDPR Artikel 28. Ved accept af disse handelsbetingelser accepterer Kunden samtidig Databehandleraftalen.

Nedenfor følger et resumé af de væsentligste punkter:

6.1 Data-Roller (The LinkedIn Model): Parterne er enige om følgende ansvarsfordeling: Brugerdata: Den enkelte bruger (medarbejder) bevarer ejerskabet til sine egne stamdata og ferieønsker. Team-data: Kunden (Virksomheden) er Dataansvarlig for sammensætningen af teamet, konfigurationen af helligdage/regler, samt de godkendelser/afvisninger, der foretages af team-administratoren. Ferieplanens rolle: Ferieplanen er Databehandler for den behandling, der sker, når personlige data vises i Kundens team-kontekst.

6.2 Instruks: Ferieplanen handler alene efter instruks fra Kunden. Instruksen består i at stille Tjenesten til rådighed, herunder opbevaring, visning og beregning af feriedata, samt udsendelse af notifikationer.

6.3 Sikkerhed: Ferieplanen har implementeret passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Data opbevares krypteret "at rest" og transmitteres krypteret (SSL/TLS). Adgang til data er begrænset til nødvendigt personale.

6.4 Underdatabehandlere: Kunden accepterer, at Ferieplanen anvender underdatabehandlere. Ferieplanen sikrer, at overførsel til tredjelande (f.eks. USA) sker på et lovligt overførselsgrundlag, eksempelvis EU-US Data Privacy Framework eller EU-Kommissionens Standardkontraktbestemmelser (SCC). Nuværende liste:

6.5 Bistand: Ferieplanen bistår Kunden med at opfylde dennes forpligtelser over for de registrerede (medarbejderne), herunder ved at stille funktionalitet til rådighed for sletning (Right to be Forgotten) og dataeksport.

6.6 Ophør af kobling mellem Team og Bruger: Da feriedata tilhører den enkelte bruger personligt, gælder følgende ved framelding: Fjernelse af bruger: Hvis en medarbejder fjernes fra et Team (eller forlader det selv), afbrydes datadelingen øjeblikkeligt. Ingen historik: Teamet vil herefter ikke længere kunne se hverken fremtidig eller historisk ferie for den pågældende bruger i oversigten. Eksport-pligt: Det påhviler Kunden (Team-ejeren) at eksportere nødvendige data til eget brug (f.eks. via dataeksport), inden forbindelsen til brugeren afbrydes. Ferieplanen kan ikke genskabe historik for en bruger, der er frakoblet teamet.

6.7 Aktivitetslog og Anonymisering: Hvert Team råder over en aktivitetslog ("Audit Log"), der dokumenterer administrative handlinger (f.eks. godkendelse af ferie, ændring af tags). Denne log tilhører Kunden (Teamet). Ved en brugers udtræden af et Team gælder følgende: Anonymisering: Historiske hændelser i loggen slettes ikke, men brugerens navn og identificerbare oplysninger vil blive anonymiseret (f.eks. ændret til "Tidligere medlem"). Formål: Dette sikrer, at Kunden bevarer dokumentation for, at en handling har fundet sted, uden at behandle den udtrådte brugers personoplysninger fremadrettet.

7. Rettigheder

7.1 Kunden bevarer alle rettigheder til sine egne data.

7.2 Ferieplanen har alle ophavsrettigheder og immaterielle rettigheder til softwaren, koden, designet og API'et. Kunden må ikke reverse-engineere, kopiere eller videresælge dele af Tjenesten.

8. Lovvalg og Værneting

8.1 Tvister skal afgøres efter dansk ret.

8.2 Værneting er Byretten i Fredericia, medmindre andet følger af ufravigelige lovregler.